Dado o valor do conteúdo para o negócio, armazenagem e encontrabilidade se tornam fatores críticos para cumprir com as obrigações legais e regulatórias (compliance), compartilhar informação e conhecimento internamente, tomar decisões e trocar informação com parceiros, clientes e fornecedores. Pesquisas mostram que os custos com papeis são altos para as corporações;
• U$ 20,00 para arquivar um documento
• U$ 120,00 para achar um documento arquivado erroneamente
• U$ 220,00 para reproduzir um documento perdido
• 7,5% de todos os documentos são perdidos
• 3% dos restantes são mal arquivados
• 5% a 15% do tempo dos profissionais são gastos lendo informação, mas 50% é gasto procurando por ela
• Um documento é fotocopiado em média 19 vezes
(Fonte: Price WaterhouseCoopers- ref. AIIM)